"机まわりは脳みその中" 机上整理の３ステップ | 現場力向上に役立つコラム | 現場力コンサル・講演・セミナー・プロモーション【bcom】

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感動！発見！現場力！
現場をもっと元気にしたい皆様の現場力向上マガジン
2013.1.11 Vol.16 

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皆様、2013年が始まりましたね。
毎年、１月のメルマガは私の誕生日と決めているので、ご挨拶が遅くなり
ましたが、改めまして、謹んで新年のご挨拶を申し上げます。
そして、本日めでたく誕生日を迎えました、ビーコムコーポレーションの
みつやさよこです。本年もよろしくお願いいたします。

年末年始は、久しぶりに主婦業を頑張りました！
8月の引っ越し以来、見ないふりをしていた段ボール10個を片付けたり、
書類の整理や家中の断舎離に着手するなど、普段出来ないことに取組み、
とても清々しいお正月を過ごすことが出来ました。

元旦からは母に甘え、風が強いことをいいことに外出も控え、食っちゃ～
寝の生活。おかげでせっかく7㎏ダイエットしたのに2㎏もリバウンドして
しまいました…。

仕事始めは、8日から4日連続、総勢120名の現場力をもっと高めたい皆様の
研修をさせて頂き、たくさんの笑顔パワーを頂くことが出来ました。
おかげで今年もパワー全開のスタートをきっています！

今年は、社名でもあるコミュニケーションについて、さらに勉強しもっと
深く取り組んでいきたいと考えております。

また、皆様の現場がさらに元気になるような、新しい現場力向上プログラム
も企画。「2013年度版　現場力向上プログラム」としてご提供していきたい
とワクワクしています。

年頭の「現場力向上マガジン」、今回も心を込めてお届けいたします。
是非、最後までお付き合いください。


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【目次】

１.2013年 みつや流 目標達成術

２.現場力向上レッスン
「"机まわりは脳みその中" 机上整理の３ステップ」

編集後記

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【１.みつや流 目標達成術】


昨年は、何度かタイムマネジメントと手帳術について書きましたので、
会う方々から「手帳見せて」とか「具体的にどうやってアクティビティを
処理しているの？」などとお声をかけて頂く機会が増えました。

1日24時間は神様が私たちに平等に与えてくれた誰もが使える財産です。
私は皆様の時間を増やすことが出来ませんが、「手帳」を活用することで
ワークライフバランスを実現できることを実証してお伝えすることはでき
ます。

新年のスタートに今年の目標を掲げた方も多くいらっしゃることでしょう。
しかし、目標に向けてどのようなアクションを起こしていくかまで落とし
こまなければ、目標は絵にかいた餅になってしまいます。

どうなりたいのか、何を目指すのかというご自身の目標、あるいは仕事上
の目標に対して、まず、年間計画を立てましょう。会社全体の計画とは別
に個々に計画を立てることが必要です。

自分の計画に準じて日々のアクティビティを手帳に書き出しましょう。
スケジュールを記憶しているだけでは、忘れてしまいますし、達成感も
感じられません。

お客様や上司との約束は、必ず書き出す習慣を身につけましょう。
書き出すことは優先順位が明確になるというメリットもあり、仕事への
集中力も高まります。

予定は立てただけでは何にもなりませんから、計画に準じて行動します。
私は毎日手帳に書いたアクティビティが1つ終わるたびに、マーカーで
消しこんでいます。計画どおりに仕事が進むのはなかなか快感です！

そして、やったことは振り返って検証します。一日の終わりに今日やった
ことを検証。週末、月末にも週毎、月毎にチェックが必要ですね。

これをすることでやり残した仕事をフォローでき、次の日のスケジュール
に組み込むことができます。

目標を年間計画から四半期、月間、週間と遡って落とし込み、手帳に書き
込みながら行動し、チェックする、というサイクルを、自分の習慣にする
ことが、目標達成の近道であることは間違いありません。

私は、手帳を時間の金銭出納帳と呼んでいます。時間をやりくりしながら、
自分のやりたいことも諦めない。これがワークライフバランスを実現する
秘訣です。

今年は、ぜひ使いやすい手帳を見つけて、自分のワークライフバランスを
意識した行動、目標達成にチャレンジしてみてください。


ワークライフバランスとタイムマネージメント、目標達成と手帳術の講座
も行っています。企業内、グループ単位での講座もお引き受けいたします。

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【２.現場力向上レッスン】



「"机まわりは脳みその中" 机上整理の３ステップ」


前回の「時間泥棒をなくそう」で、時間泥棒の一番目にあがるのが「探し物」
だとお伝えしました。本当に多くの方が探し物に時間を費やしています。

私は社会に出た時、先輩から「机の上はあなたの脳みその中よ」と教えられ
ました。たしかに机の上が汚いと書類を探したりするため仕事の効率が悪く、
きれいだと仕事がはかどるので、なるほどそういうことかと思ったものです。

特に大きなプロジェクトの資料を作ったりする時は、机の上をきれいに磨き
上げてから必要な書類だけを机の上に置いて仕事にかかります。そうするこ
とで作業効率も上がりますし、イメージどおりの資料を作ることが出来るの
です。

今回は、わかっていてもなかなか片付けられない方のために、机の上をきれ
いにする整理の３ステップです。


■Step1　サイドキャビネットには必要なものだけを

書類が山積みの机。パソコンのキーボードまで書類に埋もれて仕事をしていて
は資料も開けませんし、いろいろな情報が目に入ってくるので仕事に集中出来
ません。

まずは机の上の書類を全部段ボールに入れて、机の上をパソコンとキーボード
だけという状態にしてみて下さい。そして、埃をきれいにとってピカピカに磨
き上げます。その状態、それがノーマルポジションです。ご自分の机の広さに
きっと驚かれると思いますよ。

次に、引き出しやサイドキャビネットの整理です。ご自身の使い勝手が大切で
すが、基本的に三段の場合は、上からよく使う文房具類、２段目は名刺や帳票
類、三段目はファイルにしておくと良いでしょう。

このファイルには、アクティブな書類しか入れません。書類はＰＣに保存して
ペーパーレスにするのが理想ですが、すぐに見たい緊急性の高い書類はサイド
キャビネットで充分です。

以前、私のアドバイスを受けてキャビネットを片付けた方から「ホチキス３個、
はさみ５個、ペン５０本が出てきました」という報告がありました（笑）
これではサイドキャビネットがいくつあっても足りませんね。



■Step2　クリアファイルは必要最小限に

机の上を占領しているのはクリアファイルに入れた書類ではありませんか？
「とりあえずクリアファイルにいれて・・・」これが、山積みになり机を狭く
していくのです。

クリアファイルは使わずに、リング式の２穴ファイルを使ってみて下さい。
先ほど段ボールに入れた書類を会議室のような広いスペースで案件ごとにまと
めていき、優先順位の高いものから案件ごとにファイリング。ファイルの表紙
やタグに案件名を書いておきます。ファイリングの際、日付の浅いものを一番
上にすると、常に新しい情報を手に取ることが出来ます。これで書類を探す手
間もなくなります。

プロジェクトが終了したらデータとしてスキャニングしておくか、ＰＣにある
ものは破棄をします。

どうしてもクリアファイルが使いやすいという場合は案件ごとのＢＯＸを作り、
終了したら「終了ＢＯＸ」に入れるだけでも探す手間は軽減されます。


■Step3　書類の賞味期限を決める

机の上の書類はすべて過去の書類ですよね。今、皆さんの机の上にある書類で
半年以上放置してあるものはゴミと同じ。ですので「プロジェクト終了後１週
間以内にスキャニングする」とか、「３ケ月を経過した書類は捨てる」などの
賞味期限をつけ、社内ルールとして徹底すると捨てやすくなります。

プロジェクト終了後１週間以内は記憶も新しいので、報告書の作成とともに、
出来るだけ早く整理をすることをお勧めします。


机の上が整理されると頭の中もスッキリしてきませんか？机の上は書類置き場
ではありません。皆さんが厳しい世の中で成果を上げていくための考えを構築
する場、資料を作る場です。

今回の整理術を参考に、「机スッキリ」をぜひ実践してみてください。




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【編集後記】


昨年、ある方のご縁で、有輝星良（ゆうきせいら）さんというカリスマ
占い師の方と知り合いました。出版された「微運の法則」という本を頂
いたのですが、ご著書の中に、とてもいいことが書かれていました。

ツキを得たり幸せになるためには、日々の目の前の微かな運をつかんで
いくことが大切。日々の僅かな工夫や、少しだけ努力するだけで、夢は
叶うということが書かれていたのです。

また、先生はアファーメーションを提唱されています。

「結婚して幸せになりたいなぁ」「仕事で成功したいなぁ」ではなく、
「私は結婚して幸せになりました。ありがとうございました。」
「仕事の希望が叶いました。ありがとうございました。」と、完了形で
唱えることが大事だと教えて頂きました。

私も今年は、「現場力向上の本を出版することが出来ました。ありがとう
ございました。」「10㎏のダイエットに成功しました。ありがとうござい
ました。」と唱え、瞑想をして心の余裕を拡げていきたいと思います。

1月11日、この世に送り出してくれた母に感謝して、今日という日を大切に
2013年もしっかり積み重ねていきます。

皆様の夢が叶いますように。


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