時間泥棒をなくそう Part2 『指示、委任』の巻

Vol.14
2012.11.7発行

現場力向上メソッドで企業を社会を元気にするb.comです   


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感動!発見!現場力!
現場をもっと元気にしたい皆様の現場力向上マガジン
2012.11. 7 Vol.14

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皆様、お元気ですか?
暑い暑いと言っていたのが嘘のように、急に冷え込むようになりました。

冬支度が必要だな・・・と、ふとカレンダーを見ると、週末があと8回
しかない!私は週末に仕事が入っていることが多いので、実際に使える
のは6回しかありません。
この6回で、大掃除、片付け、年賀状、お正月の準備をするわけですか
ら計画的にやっていかないと、また年末に慌てることになります。

皆様は、こうした年末のあれこれをどのようにこなされるのでしょうか?
全部やらずに、海外旅行に行ってしまうという方もいらっしゃるかもし
れませんね。

私は、一年の煤を落として、お世話になった方に感謝して、スッキリと
きれいな心持ちで新年を迎えるのが好きなので、煩わしさは感じないの
です。きっちり計画を立てて、新年を迎えますよ。頑張ります!

今回も、皆様が元気になるきっかけになるようなお話を心をこめて書か
せていただきますので、現場力向上の参考にして頂ければ幸いです。


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【目次】

1.タイムマネジメントと手帳活用術

2.現場力向上レッスン
「時間泥棒をなくそう Part2 『指示、委任』の巻」

編集後記


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【1.タイムマネジメントと手帳活用術】


前号で2012年のうちにやっておきたいことについて書きましたが、
ここで威力を発揮してくれるのがタイムマネジメントと「時間の金銭
出納帳」でもある手帳です。

私がタイムマネジメントを実践するようになったのは、今から28年
前に遡ります。起業したての頃で、とにかくやることが多く、毎日残
業、残業の日々を送っていました。

友人から、「これって、佐代ちゃんが全部やらなきゃダメなことなの?
一度、やることを紙に書いてみたら?」と言われ、書き出してみたと
ころ、部下に委任できることも沢山あり、単に一人で抱えていただけ
ということが分かりました。

この体験は私にとって「目からうろこ」でした。そこから「Aタイム」
という本に出会い、タイムマネジメントの重要性を学んだのです。

それ以来、Aタイムの概念を実践するツールとして付き合っているのが
「手帳」です。最初はタイムシステムというA5版の手帳を使いました。
これを1999年まで使い、その後はバイブルサイズにしています。
今はBindexの1週間見開きで、時間枠のあるリフィルを使っています。

最近では、周囲の人たちがみなこぞってスマホのアプリやGoogleカレ
ンダーなどを利用したスケジュール管理を利用しています。私も何度
か、スマホに変えようかと思ったのですが、やはりすぐに開けて書き
込める手帳が性に合っているようで、アナログライフを続けています。

手帳を時間の金銭出納帳にするためには、この時間枠を書き込めるか
どうかが鍵となります。来年の手帳を選ぶ際は意識してみてください。

私は、ビーコムスタッフにも同じ手帳を配布してきました。
配布してから一年後には、「ちょっと打ち合わせをしたい」というと
目の前で手帳を開くというのが習慣化されていました。

手帳と上手に付き合うには、常に持ち歩くこと、書きっぱなしにしな
いで計画、振り返りをすることが大事です。

このタイムマネジメントをしていなければ、仕事ばかりの人生でやり
たいことの半分も諦めていたかもしれません。
自分の夢ややりたいことを叶えるためにも、来年から手帳と上手に付
き合ってみませんか?

長年培ってきた「みつや流タイムマネジメントと手帳術」。実は毎年
ご希望の方にはお伝えして、実践につなげて頂いています。メルマガ
でも今年の初めにちらりとお伝えしたことで、ご相談頂いた企業様も
いらっしゃいました。

タイムマネジメントを身に付けることは、現場力を向上させるスキル
を一つ身に付けることでもあります。会社を支えるお一人おひとりが
「時間の金銭出納帳」を意識して毎日を送るようになれば、業務効率
も上がり、企業力の向上にもつながって行きます。

タイムマネジメントと手帳術をベースとしたセミナーや講座にご興味
をお持ちでしたら、ご遠慮なく一度b.comみつやまでご相談下さい。
仕事のみならず、人生を豊かにするための時間と手帳の付き合い方。
実践に裏付けられた手法を、一度学んでみてはいかがでしょうか?



また、皆様が実践されている時間管理、スケジュール管理法やツール
をぜひシェアして頂けたらと思います。お薦めのアプリとその理由、
長年使い続けられている手帳とお薦めポイント、などなど。

あるいは、これを使ったけれどしっくりこない、自分はこんなことで
悩んでいる、といったことでも構いません。シェアしながら時間の金
銭出納帳づくりの参考にしませんか?

「現場力を高めるb.com」のFacebookページに書き込んでみて下さい。
お薦めや、アイディアを伝えあい、悩みを解決し合いましょう!
まだの方は「いいね!」もよろしくお願いします。
↓↓↓
http://www.facebook.com/b.com.mitsuya



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【2.現場力向上レッスン】


「時間泥棒をなくそう Part2 『指示、委任』の巻」


1日24時間、1年365日は、神様が私たちに平等に与えてくれた大切
な資源です。時間を上手に使ったといっても、余分の時間をもらうことは
できませんが、時間がタダであるために、つい時間を粗末に扱ってしまう
のではないでしょうか?もし時間を得るのにお金がかかるとしたら、時間
を無駄遣いする人はずいぶん少なくなるでしょう。

「時は金なり」と言われる通り、特にビジネス上、時間という資源を有効
に使えるかどうかが、生み出す成果に直結します。「時間泥棒をなくそう」
シリーズ、今回は、コミュニケーションがまずくて生まれてしまう時間泥
棒の一つを取り上げ、対策を考えましょう。


■時間泥棒その3「(部下への)指示、委任」


今回は特にチームリーダーの方、管理職の方へのレッスンになりますが、
逆に今、仕事を受けている立場の方も、いずれこうした立場になります。
その時をイメージしながら、読んでみて下さい。


「委任したのによく質問される」「チェックしたりしなかったり」「何
かと口出し」「途中変更多発」「仕事が終わってもフィードバックなし」

目標達成のために時間管理を行う上で、管理職に欠かせないのが指示と
委任です。管理職だけでなく、私たちが何か目標を達成する、あるいは
決めたことを実行するための方法は二つだけ。「自分でやる」か「他人
に頼む」かです。どんなに頑張っても一日は24時間と決まっています。

目標を達成するためには、自分で抱え込まずに、早い段階で委任すると
いうことが重要。この際気をつけるのは、部下を「使い走りにしてはい
けないということ」です。

人に仕事を依頼する場合、本当は自分でやったほうが早いとかうまくい
くと考えている人の場合、「この方法でやってくれ」とやり方や手段ま
で指示をすることがあります。

結果だけでなく、手段も思い通りにならないと気がすまないタイプから
指示を受けると、頼まれたほうも結果や目的ではなく、手段にフォーカ
スしてしまうので期待する成果が出来にくくなってしまいます。

これは委任ではなく単なる使い走りです。良い委任とは、効果に主眼を
置き、大切なのは手段ではなく、結果という考えをもって指示すること。
やり方はその人に任せて、出来上がりイメージを共有しておくというこ
とです。こうすることで、委任されたほうは育成されていきます。

さらに指示、委任の仕方によっても時間泥棒が発生しますので、以下の
ポイントを押さえておくと良いですね。

・早い段階で委任を行う
・何の為に委任を行うのか目的を考え計画をしてから委任を行う
・期限の確認をする
・定期的なフォローアップを行う
・部分で委任するのではなく、仕事全体の委任を行う
・フォローアップや相談される時以外は、あまり干渉しない


上手な指示、委任は時間泥棒を退治するだけではなく、仕事の効率を
高め望む成果を生み出すとともに、チームワークの醸成、部下や後輩
の人材育成にもつながります。ぜひTRYしてみて下さい。

逆に受ける側にも、マナーや心得があります。次回は指示や委任を
「受ける」立場から、時間泥棒対策を考えてみましょう。
どうぞお楽しみに!




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【編集後記】



時間泥棒をなくそう!と提唱している私でも、出張が立て込んで会社に
戻れない日が続くと、メールや決裁書類、郵便物や企画書などの資料が
PC内やデスクにたまってしまいます。

先日もそんな状況になり、何かと探し物が多い日がありました(涙)
探し物をするとイライラしてよけいに時間をロスしてしまいがち。そん
な日は覚悟を決めて「今日は探し物の日」と決めてしまいます。

そういうふうに決めてしまえば、不思議と脳がそういうものかと思
ってくれるので、探し物をしてもイライラが防げます。

こんな風に思いどおりにいかない時には、今日は○○の日と決めちゃい
ましょう!「上司に怒られる日」「必ず電車に乗り遅れる日」とかね、
気持ちが楽になりますよ・・・って、そうならないように手を打つこと
が大切なのは、言うまでもありませんから~(汗)

本号も最後までお読み頂きありがとうございました。また来月、元気に
お目にかかりましょう!



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