時間泥棒をなくそう　Part1『探し物と電話』の巻 | 現場力向上に役立つコラム | 現場力コンサル・講演・セミナー・プロモーション【bcom】

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感動！発見！現場力！
現場をもっと元気にしたい皆様の現場力向上マガジン
2012.10.11 Vol.13

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やっと秋らしい気候になりました。お元気ですか。みつやさよこです。
暑さ寒さも彼岸までと言われますが、今年はお彼岸の後も夏日があって
本当に残暑が長く感じられました。

ようやく衣替えもして、秋シフトに心もチェンジ！読みたい本や観たい
DVDも山積みですので、まだまだ続く全国出張の時間をうまく使いながら
秋の楽しみを堪能したいと思っています。

昨年10月に創刊した「感動！発見！現場力！現場をもっと元気にしたい
皆様の現場力向上マガジン」。このメルマガもおかげさまで発行1年を
経過いたしました。

幾度となく書かせていただいておりますが、毎月発行すると必ず、久し
くお目にかかっていない方や懐かしいクライアント様から感想やメール
を頂きます。それが嬉しくて、継続の原動力になっていることは間違い
ありません。いつも長ーいメールマガジンにお付き合い下さっている皆
様に力を頂きながら、日々の活動の中で何か皆様のお役に立てるヒント
になることが無いかアンテナを立てています。

今号も皆様の現場力向上の気づきとなるようなお話を、心を込めて書か
せていただきます。どうぞ最後までお付き合いください！


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【目次】

１.2012年のうちにやっておきたいこと

２.現場力向上レッスン
「時間泥棒をなくそう　Part1『探し物と電話』の巻」

編集後記


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【１.2012年のうちにやっておきたいこと】


さて、2012年も残すところあと3カ月を切りましたね。
今年は、長い冬休みを取りたいと思っているので、いまから手帳とにら
めっこをしながら、計画を立てています。

さて、会社にとって一番大切なのは、言うまでもなく目標達成です。

ビーコムは4月決算なので、12月の段階ではある程度の結果が予測できま
す。12月になってから慌てても胃が痛くなりますから、半期が終わった
10月に入念に振り返りを行います。

この6ヶ月、計画どおりに行動出来たのか、時間の無駄遣いはなかった
か、お金では買えないものをたくさん貯蓄できたか、そしてどのような
力配分で後半戦をスタートし、ラストスパートをかけるかなどを計画し
ます。

ここで大きな威力を発揮するのが、起業以来取り組んでいるタイムマネ
ジメントとタイムマネジメントの実行に欠くことの出来ない、ベストパ
ートナーである「手帳」です。

私は、手帳を時間の金銭出納帳と呼んでいます。お金ですと、残高を気
にしますが、時間となると無頓着の方が多いようですね。

1日は24時間、この平等に与えられた時間を有効的に積み重ねるためには
タイムマネジメントと手帳は必須です。

タイムマネジメントと手帳については、次号でお話します。時間につい
ては、今回から3回連載で時間泥棒のお話をしますので、ぜひ参考にし
てください。


そして、私の2012年のうちにやっておきたいというより、やらなければ
いけないのがペーパーレス！

8月3日に引っ越してから、時間を作りながら、少しづつ取り組んでいる
のですが、どうしても優先順位の高い仕事が続いて、時間枠に入れるこ
とが出来ずに取り残されているダンボールがあるのです。

11月に入れば少し時間が取れるので、ここに予定を書き入れじっくり取
り組みたいと思っています。

皆様が2012年のうちにやっておきたいことは何ですか？

ぜひ「現場力を高めるb.com」のFacebookページに書き込んでみて下さい。
みなさんの課題をシェアして、アイディアを伝えあいましょう！
まだの方は「いいね！」もよろしくお願いします。
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【２.現場力向上レッスン】


「時間泥棒をなくそう　Part1『電話と探し物』の巻」


「毎日、遅くまでがんばっているのに仕事が終わらない」「残業続きで
くたくた」「友だちや家族との時間がとれない」・・・

計画どおりにいかないのは、自身のワークスタイルに起因する場合とも
う一つ、"時間泥棒"による場合があります。

ビジネスにおける時間泥棒には「電話」「探し物」といった代表格の他
「依頼の仕方」「仕事の受け方」など、仕事上のコミュニケーションの
問題が考えられます。３回シリーズでこの問題点と解決法を探っていき
ます。


■時間泥棒その１「探しもの」


「ほしい情報が見つからない」「デスクの上がごちゃごちゃ」「不安で
なんでも保存」「ファイリングがあとまわし」「自分にしかわからない
整理方法」などなど。

年中探し物をしているあなた。思い当たることがありませんか？
タイムマネジメントのセミナーで、時間泥棒チェックを行うと一番多い
のが「探し物」です。

1日の中で10分間探し物をすると、一年で60時間の無駄遣いになります。
整理整頓ができていないことに起因する場合がほとんどですから、毎日
帰る前に10分間、使ったものをあるべき場所に戻す、片付けることから
始めてみましょう。そして朝はデスク周りを拭いて清潔にします。きれ
いにすることで散らかりにくくなりますので、ぜひ今日から試してみて
下さい。

ある自動車販売会社で、整理整頓を行い、事務所や工場をきれいにした
ところ、「部品を探さなくなった」「仕事の効率が上がった」「資料を
探さなくなった」という嬉しい報告を頂いたことがあります。生産性が
確実に向上すること、間違いなしですので、頑張ってチャレンジしてみ
てください。


■時間泥棒その２「電話」


そして意外と時間を取られてしまうのが「電話」です。
「ついつい長話をしてしまう」「話したい相手が忙しくてなかなか電話
がつながらない」なんてことがありますよね。これらは、先方の都合に
よることも多いですが、工夫次第で回避できることもあるのでお試しを。


①話す内容をまとめておきましょう

電話に慣れていないと、相手の語調などで緊張して、何で電話したのか
わからなくなる時があります。そうならないように事前に話す（伝えた
い）内容や、相手から引き出したい答えをまとめておきましょう。
時間があれば、２～３回練習してかけるとスムーズにお話できますよ。


②必要な情報は前もって調べておきましょう

会話中に、質問に答えることが出来なくて、「今、資料を取ってきます」
などという方がいます。これでは、時間もかかる上に、相手に「準備が
悪い」という印象を与えてしまいます。必要な資料や情報は、電話をか
ける前に手元に置く！を習慣にしてください。


③相手が話し中、離席中などの場合は、こちらからかけなおしましょう。

相手が不在の場合は、こちらからかけなおすことが大事です。
時間も自分で決めて伝えます。かけなおす時間は、すぐに手帳に書いて
おくと、忘れてしまうことがありません。

電話のかけ方が上手な人は、仕事でも高い成果を上げている人が多いよ
うです。電話の効率を上げるポイントは３つ。１つめはリストをつくる
こと、２つめはかける時間を決めること、３つめは相手が電話に出ると
イメージしてかけることです。

効率よく最大限有効に使って行きたいのが時間という資源です。
常にトータルロスを意識しながら、無駄な時間を積み重ねることのない
よう、また相手の時間泥棒にならないよう、電話上手、片付け上手にな
りましょう！


次号では仕事上のコミュニケーションの中から生まれる時間泥棒の対策
について解説します。どうぞお楽しみに！




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【編集後記】


ある週末、自宅から約6キロ離れた実家に自転車で出かけていたところ、
途中で50羽以上いると思われる鳩軍団の襲撃に遭い、不覚にも転んで打
撲。肋骨にひびが入りました。

どうやら近くで鳩に餌やりしている人がいたようで、たまたま私が通り
かかったタイミングが良かったのか悪かったのか、鳩が私からも餌をも
らえると勘違いして寄って来たようなのです。ヒッチコックの映画か！？
と、本当に怖い思いをしました。

同じような被害者が出ないとも限らないので、近所の交番に状況をしっ
かり報告して、おまわりさんに感謝されました。

別の週末には、お祭り会場で自宅の鍵を紛失。真っ青になって、お祭り
事務局や当日の思い当る経路をしらみつぶしに探したけれど見つからず。
がっかりして交番に届け出たところ、親切なお巡りさんが調べて下さっ
て、本庁に似た形状の鍵が届いているとの情報！急いで出向いたところ
無事に我が家の鍵を手にすることができました。警察に届けて下さった
方がいらしたのです。感謝！

なんだか週末になるといろいろあります。おまわりさんに感謝されたり、
感謝したり(笑)少々痛い思いをしましたが、感謝の連鎖が身の回りで生
じていることに気付いて、嬉しくなりました。

本号も、最後までお読み頂きありがとうございました。また来月、元気
にお目にかかりましょう！


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